December 2009
Ik ben begonnen met Lean-denken en – doen. Mijn streven is om de processen van Studentzaken bij een faculteit zo veel mogelijk Lean te krijgen. Reden hiervoor is dat ik niet altijd kan traceren hoe een proces precies loopt, wie doet wat, wanneer en hoe en wat de doorlooptijd van bijvoorbeeld de gegevensverwerking bij ons is. Hier en daar is het ons gelukt om processen zeer complex in te richten en dat moet anders kunnen. Ook is het gevoel aanwezig dat we efficiënter de processen kunnen inrichten en het werk kwalitatief beter kunnen uitvoeren. Ik vind dit omdat we regelmatig op procesonderdelen een grote werkvoorraad hebben maar ook met regelmaat zitten we te wachten tot anderen in de procesketen klaar zijn met hun processtap (en dit is één van de verspillingen). Hierover is de klant (onderwijs dat ik met mijn afdeling Studentzaken ondersteun) niet altijd tevreden. Maar wel over de betrokkenheid, verantwoordelijkheid en het “hart voor de zaak hebben” van de medewerkers, wat je ook nodig hebt als je in de dienstverlening zit.
Veel avonduren heb ik zitten werken om uiteindelijk een plaatje te produceren met een organisatorische complexiteit die alleen voor mijzelf duidelijk blijkt te zijn. Dus op naar de tweede stap: hoe krijg ik dit duidelijk voor anderen? En hoe krijg ik mijn verhaal en hun verhaal in één verhaal en 3 á 4 heldere doelen verenigd?
Lessons learned: Lean is nu voor mij investeren in analyse en het scherp krijgen van de doelstellingen van de onderwijsorganisatie en Studentzaken gezamenlijk.
Probeer eens de volgende techniek (wel samen doen met een aantal van de uitvoerende medewerkers). http://www.adjustintime.nl/wp/2009/08/staple-to-order-niet-jezelf-vast-aan-het-formulier/
Dit is een heel goede manier om inzicht te verkrijgen in het verloop van de processen. Ik kan het iedereen aanraden.
Voor het schrijven van een A3 voor de afdeling is het niet voldoende maar het helpt om de zaken scherp(er) te krijgen en de problemen van ‘kleur’ (illustraties) te voorzien.